AWS Cloud Club Student Community Day in South Korea: KPT 회고

 

AWS Students Community Day 2025

 

개요

2025년 AWS Cloud Club in South Korea Student Community Day (SCD) 를 성공적으로 마치며, AWS Cloud Club 운영진 관점에서 행사의 기획·운영 전 과정을 되돌아보았습니다. 본 회고를 통해 잘된 점(Keep), 보완할 점(Problem), 향후 적용할 개선 방안(Try)을 정리하여, 다음 행사에 반영하고자 합니다.

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KEEP

1. 행사 기획
   • SWAG(기념품) 구성: 키캡 굿즈 반응이 매우 좋았으며, 참가자 분들의 만족도가 높았습니다.
   • 역할 분담: 디자인, 간식, 연사 섭외 등 각 분야별 책임 분담이 명확하여 준비가 원활했습니다.
   • 연사 모집 및 주제 피드백: 초안 단계에서 주제별 피드백을 체계적으로 제공한 덕분에 연사자 분들께서 발표 준비에 큰 도움을 받으셨습니다.
   • 이벤터스 플랫폼 활용: 사전 등록·안내·현장 체크인까지 일괄 관리하여 관리 효율이 높았습니다.
   • 럭키드로우 진행: 상품 구성과 진행 방식이 호응을 얻어, 참가자들이 마지막까지 자리를 지켜주셨습니다.
2. 행사 운영
   • 가벽(파티션) 운영: 빠른 개폐와 충분한 방음 효과로 쾌적한 발표 환경이 조성되었습니다.
   • 럭키드로우 아날로그 방식: 디지털보다 직관적인 추첨 방식으로, 진행 속도와 흥미를 모두 만족시켰습니다.
   • 타임테이블 설계: 세션 간 시간 배분이 적절하여 전체 흐름이 매끄러웠습니다.
   • 부스 미운영 결정: 별도의 부스 없이 핵심 프로그램에 집중한 것이 준비 부담을 줄이고 운영의 효율성을 높였습니다.
   • 간식 선택: 토스트 선정과 음료 미제공 결정이 예산 관리와 참가자 만족도 두 측면에서 합리적이었습니다.
   • 티셔츠·후드 집업 품질: 업체(마플)와의 소통이 원활하여 디자인·염색·사이즈 샘플 검수 과정이 무리 없이 진행되었습니다.
3. 현장 운영
   • 스태프 조기 결집: 행사 시작 전 충분한 세팅 시간을 확보하여 리허설 및 현장 동선을 최적화할 수 있었습니다.
4. 핸즈온 세션
   • Builder ID 가입·참여율: AWS Labs 기반 실습으로 진입 장벽이 낮아, 참가율이 높았습니다.
5. 촬영·편집
   • 에어팟 녹음: 발표자 음성 녹음이 깔끔하게 이루어져, 후편집 품질이 우수했습니다.
6. 피드백 수집
   • 세션별 실시간 설문: 현장에서 받은 피드백을 즉시 확인하여, 진행 보완이 용이했습니다.

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PROBLEM

1. 행사 기획
   • 세션 상세 내용 부족: 연사자에게 세션 제목 외에 핵심 요약본을 요청하지 않아, 참가자들이 사전 이해에 어려움을 겪었습니다.
   • 연사자 부담: 2주 전 초안 제출 요청이 다소 빠듯하게 느껴져, 일부 연사자 분들께 부담을 드린 듯합니다.
2. 행사 준비
   • 물류 동선: 간식·SWAG 운반을 위한 손수레 준비가 미흡하여, 스태프 간 이동에 어려움이 있었습니다.
3. 행사 운영
   • 키노트 시작 타이밍: 안내 방송과 화면 표시가 충분히 전달되지 않아, 참가자들이 시작 시점을 놓치는 경우가 있었습니다.
   • 트랙 룸 위치 안내: 현장 표지판과 안내 스태프 배치가 부족하여, 일부 참가자 분들이 발표실을 찾는 데 어려움을 겪었습니다.
   • 동시 세션 주제 중복: AI 핸즈온과 키노트가 겹치면서 참가자 분산이 발생했습니다.
   • 발표 시간 안내 수단: 휴대폰 메시지 안내만으로는 발표자 분들이 정보를 바로 확인하기 어려웠습니다.
   • 질문 플랫폼 부재: 별도의 Q&A 플랫폼을 사용하지 않아, 질문 수가 기대보다 적었습니다.
   • 후반 세션 이탈: 오후 진행된 세션에 참가자 이탈이 높아, 집중도 관리가 미흡했습니다.
4. 녹화·편집
   • 녹화 화면 일관성 부족: 트랙별 발표자 화면 설정이 제각각이어서, 후편집 시 포맷 통일에 추가 작업이 필요했습니다.
   • PDF 뷰 모드 제한: 발표 자료 PDF를 발표자 모드로 볼 수 없어, 녹화 화면에 슬라이드가 제대로 반영되지 않은 경우가 있었습니다.

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TRY

1. 세션 정보 보강
   • 세션 등록 시, 제목+한줄 요약 또는 핵심 키워드를 함께 수집하여 웹사이트 및 안내 자료에 반영합니다.
   • 발표자료 초안 제출 기한을 행사 일주일 전으로 조정하거나, 초안 제출 요청 자체를 단순화합니다.
2. 물류·현장 동선 개선
   • 간식·SWAG 배포용 손수레 및 이동용 카트를 사전 준비합니다.
   • 주요 동선(입장로, 트랙 룸 입구)에 스태프 상주 포인트 및 방향 안내 표지판을 추가 배치합니다.
3. 시간 관리 및 안내
   • 키노트 및 주요 세션 전, 화면 배너로 남은 시간(“3분 후 시작”)을 노출합니다.
   • 아이패드 혹은 프린트된 타임테이블을 제공하여, 발표 종료 시각까지의 잔여 시간을 즉시 확인할 수 있게 합니다.
   • 세션별 QR 코드 기반 질문 플랫폼(Slido 등)을 도입하여, 실시간 Q&A를 활성화합니다.
4. 세션 배치 최적화
   • 동시 진행되는 트랙 주제를 사전 조율하여, 유사 주제 겹침을 최소화합니다.
   • 참가자 규모에 맞춰 한 트랙당 적정 인원 배정을 고려합니다.
5. 녹화 스탠다드화
   • 발표자 화면 해상도·레이아웃을 사전에 템플릿화하여 트랙별 포맷 일관성을 확보합니다.
   • PDF 파일을 PPTX 또는 Google Slides 형태로 통일하고, 발표자 모드 설정 방법을 공유합니다.
   • 녹화 모니터링을 위해 유튜브 스트리밍 병행 또는 현장 모니터링 전담 스태프를 배치합니다.

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결론

이번 SCD를 통해 AWS Cloud Club 운영진으로서 기획·운영·녹화 전 과정을 체계화할 수 있었고, 참가자 분들의 높은 참여 열기는 큰 성과였습니다. 본 회고에서 도출된 개선 과제를 다음 행사에 적극 반영하여, 더욱 완성도 높은 경험을 제공하겠습니다. 앞으로도 AWS Cloud Club 활동에 많은 관심과 참여 부탁드립니다.